Privacywetgeving Gemeente- en Persoonsgegevens binnen de VPE (2012)
Privacywetgeving Gemeente- en Persoonsgegevens binnen de VPE (2012)
Privacywetgeving Gemeente- en Persoonsgegevens binnen de VPE
Tijdens de Algemene Ledenvergadering, 10 november 2012, werd goedkeuring verleend aan dit document ‘Privacywetgeving Gemeente- en Persoonsgegevens binnen de VPE’. De VPE, zoals ook alle aangesloten gemeenten, zijn gehouden aan de wetgeving in Nederland, ook op het gebied van de zogenaamde ‘privacywetgeving’. Tot november 2012 toe waren er geen formele afspraken over hoe de VPE omgaat met de gegevens van haar leden. Omdat het steeds vaker voorkomt dat organisaties bij de VPE een verzoek indienen voor deze gegevens en in verband met de ontwikkelingen op gebied van e-mail en internetgebruik, is het van belang deze afspraken vast te stellen binnen de kaders van de privacywetgeving. In bijgaand document wordt omschreven hoe de VPE hier mee omgaat en wat dit betekent voor de aangesloten gemeenten en leden. De VPE adviseert haar gemeenten om deze procedure over te nemen en te implementeren in de plaatselijke gemeenten.
Lidmaatschap-en gegevensverstrekking
De VPE kent lidmaatschap voor gemeenten maar ook diverse lidmaatschapsvormen voor personen. Bij de aanmelding wordt door gemeenten en personen een grote hoeveelheid informatie verstrekt over, dan wel de organisatie, dan wel persoonlijke gegevens. Gemeenten en personen verstrekken dus zelf gegevens.
Vanwege hedendaagse ontwikkelingen zoals internet (websites), emailverkeer en ander mediagebruik is het van belang om zorgvuldig om te gaan met deze gegevens, duidelijk te communiceren en waar nodig toestemming te hebben van leden voor het openbaar maken, dan wel verstrekken van gegevens.
De manier waarop de VPE omgaat met deze gegevens wordt gereguleerd in de zogenaamde ‘privacy-wetgeving’. Met het oog op deze wetgeving moet worden vastgesteld en gecommuniceerd hoe de VPE omgaat met de verstrekte gegevens ten opzichte van:
1. Verstrekken van gegevens aan leden van de VPE
2. Gebruiken, vermelden en/of verstrekken van gegevens via websites en emailverkeer.
3. Verstrekken van gegevens aan afdelingen en partnerorganisaties
4. Verstrekken van gegevens aan aanverwante organisaties binnen het kerkelijk netwerk
5. Verstrekken van gegevens aan derden
Hieronder volgt uitleg van de afspraken op deze verschillende gebieden, inclusief een korte uitleg van het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) hierover.
1. Verstrekken van gegevens van leden binnen de VPE
De VPE verstrekt gegevens van gemeenten en leden aan de VPE leden. Dit is in het (gerechtvaardigd) belang van gemeenten en leden, zodat zij elkaar kunnen benaderen en contacteren voor diverse activi-teiten. De gegevensverstrekking gebeurt door middel van het opstellen van een ‘adressenboekje’ dat zowel in papierenversie als digitale versie zal verschijnen. Gemeenten en leden van de VPE kunnen het ‘adressenboekje’ op aanvraag ontvangen en zijn evenzo gehouden aan de privacyregels zoals hier omschreven. Gegevensverstrekking aan VPE gemeenten en leden kan ook incidenteel plaatsvinden op specifieke aanvraag via email of telefoon.
Het CBP hierover:
Mag de vereniging(1) waar ik lid van ben mijn gegevens doorgeven aan mensen binnen de vereniging?
Ja, uw vereniging mag uw gegevens (zoals uw naam, adres en woonplaats) doorgeven aan bepaalde mensen binnen de vereniging. Dit is nodig om de vereniging draaiende te houden. De penningmeester bijvoorbeeld heeft uw gegevens nodig om de contributie te innen.
Ledenlijst verstrekken Uw vereniging mag de ledenlijst niet zomaar verstrekken aan alle leden. Dit mag alleen als er een zogeheten gerechtvaardigd belang voor is. Bijvoorbeeld bij een sportvereniging, als het noodzakelijk is dat teamleden elkaar Privacywetgeving Persoons- en Gemeentegegevens binnen de VPE
kunnen benaderen. Verstrekt uw vereniging uw gegevens aan andere leden, dan moet u daarover geïnformeerd worden.
2. Gebruiken, vermelden en/of verstrekken van gegevens via websites en emailverkeer.
De VPE zal van de aangesloten gemeenten alleen naam, standplaats en website (voor zover bekend) op de site zichtbaar maken. Tot september 2012 was het mogelijk om ook de adressen te raadplegen via de site. Deze gegevens zijn inmiddels verwijderd. Bij de ontwikkeling van de nieuwe VPE website zal een inloggedeelte worden gemaakt waarin alleen VPE leden kunnen inloggen. Gegevens van aangesloten gemeenten en personen zullen daar geraadpleegd kunnen worden. Bij gebruik van nieuwsbulletins via e-mail zal altijd aangegeven worden dat de ontvanger de mogelijkheid heeft zich ‘uit te schrijven’ voor bepaalde nieuwsmails, dan wel aan te geven deze niet meer te willen ontvangen.
Het CBP hierover:
Mag mijn vereniging of kerk gegevens van leden op internet publiceren?
Ja, onder voorwaarden mag dit. Als het is opgenomen in de doelstellingen van uw vereniging of kerk, mag deze gegevens van leden op een afgeschermde internetpagina plaatsen. Heeft de ledenvergadering dit goedgekeurd, dan hoeft uw vereniging of kerk hiervoor niet expliciet om uw toestemming te vragen.
Privacy leden beschermen
Uw sportclub, vereniging of kerk moet er wel voor zorgen dat niet zomaar iedereen de ledengegevens op internet kan inzien. Alleen leden mogen toegang hebben. Bijvoorbeeld door een verplicht wachtwoord en door de pagina’s met ledengegevens af te schermen voor zoekmachines.
Gegevens van internet verwijderen
Wilt u niet dat uw gegevens op internet staan, dan kunt u uw vereniging of kerk vragen uw gegevens van internet te verwijderen.
3. Verstrekken van gegevens aan afdelingen en partnerorganisaties
De VPE kan aan afdelingen en partnerorganisaties gegevens verstrekken van aangesloten gemeenten en personen, uitgaande van het feit dat deze binnen dezelfde organisatie vallen en hetzelfde belang dienen. Met afdelingen wordt bedoeld, organisatieonderdelen die rechtstreeks onder de VPE vallen, bijvoorbeeld Youth Alive. Met partnerorganisatie wordt bedoeld die organisaties die een statutaire band met de VPE hebben, zoals bijvoorbeeld Teen Challenge, Convoy of Hope, VPE Zending en anderen die binnen deze categorie vallen. Onder partnerorganisaties vallen ook die organisaties waarmee de VPE een samenwerkingsovereenkomst heeft of een convenant, relatie waaraan de ledenvergadering van de VPE toestemming heeft gegeven.
De VPE afdelingen en partnerorganisaties kunnen gebruik maken van de gegevens voor het verzenden van informatie, nieuwsbrieven en dergelijke, met betrekking tot hun activiteiten.
Voor communicatie vanuit deze afdeling en partnerorganisaties geld dezelfde regel van mogelijkheid van uitschrijving als beschreven in punt 2.
Afdelingen en partnerorganisatie zullen onder geen beding de ontvangen gegevens doorgeven aan derden of eigen partnerorganisaties.
Het CBP hierover:
Mag de vereniging waar ik lid van ben mijn gegevens doorgeven aan bedrijven voor reclamedoeleinden?
Ja, dat mag. Maar wilt u dit niet, dan moet uw vereniging stoppen met het doorgeven van uw gegevens.
Informeren over reclame
Is uw vereniging van plan om gegevens van leden door te geven aan bedrijven om reclame te maken (direct marketing), dan moet de vereniging u daarover informeren. Bijvoorbeeld via de website of het clubblad. Ook moet uw vereniging laten weten wat u kunt doen als u niet wilt dat uw gegevens worden verstrekt voor reclame. Dit heet verzet aantekenen.
Verzet aantekenen
Uw vereniging moet u gedurende een redelijke termijn de kans geven om verzet aan te tekenen. Zodra u verzet aantekent, moet uw vereniging direct stoppen met het doorgeven van uw gegevens. U hoeft niet te zeggen waarom u verzet aantekent. Uw vereniging mag geen vergoeding vragen om uw verzoek in behandeling te nemen.
4. Verstrekken van gegevens aan aanverwante organisaties binnen het kerkelijk netwerk
De VPE is terughoudend in het verstrekken van gegevens van haar gemeenten en leden en aanverwan-te organisaties, en zal in principe geen gegevens verstrekken verder dan namen van aangesloten ge-meenten of personen.
Uitzondering hierop vormt de Evangelische Alliantie, die in het kader van het lidmaatschap van de VPE bij deze organisatie, belang heeft te weten welke gemeenten in welke woonplaats lid zijn van de VPE.
De verstrekte gegevens zullen zich beperken tot naam, adresgegevens, website gegeven. Telefoonnummers en emailadressen worden niet verstrekt.
Voor het verstrekken van gegevens over de aangesloten gemeenten aan aanverwante organisatie kan de VPE administratiekosten in rekening brengen.
De VPE vertrekt geen gegevens van haar leden (personen) aan aanverwante organisaties.
5. Verstrekken van gegevens aan derden
De VPE verstrekt geen gegevens van haar gemeenten en leden aan derden buiten het kerkelijk netwerk, behoudens wettelijke verplichtingen. Zo zal de VPE jaarlijks een overzicht van aangesloten gemeenten verstrekken aan de belastingdienst in het kader van de ANBI-regeling.
Het CBP hierover:
Mag de vereniging waar ik lid van ben mijn gegevens doorgeven aan personen of bedrijven buiten de vereniging?
Ja, dat mag. De vereniging is soms wettelijk verplicht om bepaalde gegevens uit de ledenadministratie door te geven. In andere gevallen moet de vereniging soms eerst toestemming aan de leden vragen.
Wettelijke verplichting Uw vereniging is bijvoorbeeld wettelijk verplicht om aan de belastinginspecteur (in geval van de VPE aan de ANBI) alle gegevens uit de ledenadministratie door te geven die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing.
Toestemming vragen
Is er geen wettelijke verplichting, dan mag uw vereniging uw gegevens alleen doorgeven aan personen of bedrijven buiten de vereniging, zoals een sponsor, als u daarvoor toestemming heeft gegeven. Maar uw vereniging hoeft u niet expliciet om toestemming te vragen als het gaat om activiteiten die zijn goedgekeurd door de ledenvergadering. Uw vereniging moet u dan wel informeren over het verstrekken van uw gegevens.
Mag mijn kerk mijn gegevens binnen of buiten de kerk doorgeven?
Ja, onder voorwaarden mag dit. Uw kerk mag uw persoonsgegevens doorgeven aan mensen die tot uw kerkgenootschap behoren. Uw persoonsgegevens doorgeven aan personen of organisaties buiten de kerk mag alleen als hiervoor een wettelijke basis is.
Persoonsgegevens binnen kerk
Uw kerk mag uw gegevens doorgeven aan de mensen uit uw kerk en hun gezinsleden. Bijvoorbeeld aan mensen die de activiteiten van de kerk organiseren.
De kerk moet zich hierbij wel aan de eisen uit de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) houden. Dit betekent onder meer dat de kerk op een behoorlijke en zorgvuldige manier met uw persoonsgegevens moet omgaan.
Persoonsgegevens buiten kerk
Voor het verstrekken van uw persoonsgegevens aan personen of organisaties buiten de kerk is een wettelijke basis nodig. In de Wbp staat op welke gronden een organisatie, zoals uw kerk, persoonsgegevens mag verstrekken aan de buitenwereld.
De meest voorkomende grondslag is toestemming. Dat betekent dat uw kerk uw gegevens alleen buiten de kerk mag doorgeven als u daarvoor toestemming heeft gegeven. Meer informatie vindt u bij (http://www.mijnprivacy.nl/Vraag/bewaren-beveiligen-vertrekken-persoonsgegevens/Verstrekken_persoonsgegevens/Pages/verstrekken.aspx)
Voor meer informatie kunt u terecht op de volgende internetpagina:
http://www.mijnprivacy.nl/Vraag/persoonsgegevens_vereniging_kerk/Pages/verenigingofkerk.aspx
Slotbepalingen
Voor afwijkingen op bovengenoemde afspraken en bepalingen moet vooraf toestemming gevraagd worden aan de aangesloten gemeenten en personen.
De VPE draagt geen verantwoordelijkheid voor gegevens die door aangesloten gemeenten of personen zelf zijn verstrekt aan derden. Men denke hierbij bijvoorbeeld aan de Evangelische Adressengids, uitgegeven door Stichting Opwekking.
Op 1 januari 2013 zullen bovengenoemde afspraken in werking gaan.
VPE leden kunnen ten alle tijden hun toestemmingssituatie wijzigen door bericht te sturen naar het hoofdkantoor van de VPE. De aanvraag tot wijziging in de toestemmingssituatie dient binnen 14 dagen verwerkt te worden.
Algemene Vergadering, 10 november 2012