Banken worden door de overheid via wet- en regelgeving gedwongen hun interne administratie maximaal te beschermen tegen criminaliteit. Denk bijvoorbeeld aan witwassen. Daarnaast komt er steeds meer renseignering richting de overheid en de belastingdienst in het bijzonder, wat een duur woord is voor de verplichting bij te houden waar de geldstromen op de bankrekening vandaan komen en waar zij naar toegaan.
Voorbeeld hiervan is, dat de banken gegevens omrent uw bankrekeningen, ontvangen of betaalde rente van spaar- of hypotheek aan de belastingdienst verstrekt.
Wie is bevoegd voor de bankrekening, wie vormt het bestuur en wat zijn de bevoegdheden van dat bestuur.
Mogelijk hebt u ook een brief gekregen met daarin het verzoek om de bestuurders of vertegenwoordigers van uw gemeente te registeren of te valideren.
De afdelingen die de banken hiervoor hebben ingericht, heten vaak 'Know Your Customer (KYC)'. 'Ken uw klant'.
Banken zijn verplicht te valideren dat zij weten wie bevoegd zijn tot het doen van financiele handelingen namens de organisatie die een bankrekening heeft.
Als het gaat om bedrijven en stichtingen, deze hebben een KvK inschrijving met daarin de bestuurders, gemachtigden enz.. Kerken hebben inmiddels wel een KvK nummer, maar personen worden niet geregistreerd, en dat mag ook niet.
Voor banken is dat en probleem. Zij willen juist wel weten wie het bestuur is en wie de rekening kan, mag en zal besturen.
Afhankelijk van de bank sturen zij brieven met formulieren, of alleen brieven met het verzoek om informatie.
Zij willen zo goed mogelijk vaststellen, of de namen die zijn of worden opgegeven, ook daadwerkelijk gemachtigd zijn door de organisatie die zeggen te vertegenwoordigen. Soms staan de namen van de betsuurders van de gemeente in de statuten. Indien die statuten echter al weer enige tijd geleden zijn gemaakt, en er inmiddels nieuwe bestuurders zijn, dan is het kostbaar om de statuten opnieuw te laten passeren bij de notarus en dus zal de gemeente wegen moeten vinden om aan de omgeving duidelijk te maken wie haar bestuurders zijn.
In een ander artikel gaven wij al aan, dat het aanbeveling verdient om van elke gemeente avond notulen te maken en in die notulen steeds weer te vermelden wie de bestuurders zijn, wie notuleert en deze notulen door de secretaris, de notulist en twee gemeenteleden - niet zijnde bestuurders - te laten ondertekenen.
Zo is er steeds een getekende verklaring van de gemeente waaruit blijkt wie de bestuurders zijn.
Een ander middel dat inmiddels ontwikkeld is, is de verklaring van rechtspersoonlijkheid. In deze verklaring, die de VPE kan uitgeven, staat dat de gemeente bestaat, dat zij lid is van onze koepel met vermelding van het KvK nummer en de namen van de bij ons bekende bestuurders.
Deze verklaring, vergezeld van kopie legitimatie van de betreffende bestuurders, kan dan worden aangeboden aan de bank. Soms moet dat in persoon op een bankkantoor, maar het kan ook wel per post en zelfs per mail.
Zo hebben we met elkaar weer een antwoord op deze nieuwe verplichting die wel als kerken tegemoet zullen moeten komen.
Zie meer over bankrekeningen dit artikel.