Intern uitkeringen register - naast UBO
Omdat we als VPE ook enkele lidgemeenten hebben die in een stichtsvorm opereren, of gemeenten die kerkgenootschap zijn maar daarnaast met steun, dochter- of beheerstichtingen werken, leek het ons goed om dit artikel ook op onze website te plaatsen.
Sinds 27 september 2020 is het voor stichtingen verplicht een intern uitkeringenregister bij te houden. In het register moeten de namen en adressen van alle (rechts)personen aan wie een uitkering is gedaan van minder dan 25% van het totaalbedrag aan het voor uitkeringen vatbare bedrag in een bepaald boekjaar worden opgenomen. Het gaat om zowel uitkeringen aan rechts- en natuurlijke personen, die dus minder dan 25% betreffen van wat de organisatie kan uitkeren. Daarnaast moeten de bedragen van de uitkeringen en de data waarop deze zijn gedaan in het register worden opgenomen. Aangezien het om een percentage van de uitgekeerde bedragen in een boekjaar gaat, kan pas na vaststelling van de jaarrekening worden bepaald om wie het gaat.
Het uitkeringenregister is een nadere specificering van de reeds bestaande verplichting tot het voeren van een (financiële) administratie (art. 10 BW 2). De gegevens, die in het kader van de administratieplicht, vastgelegd worden, dienen nu ook in een register te worden opgenomen. Zo is eenvoudiger te zien wie de begunstigden zijn. Deze registratiebepaling leidt dus tot beter inzicht, maar niet tot verhoging van de regeldruk. Het register is niet openbaar en heeft hoofdzakelijk als doel gegevens gemakkelijker vindbaar te maken voor de Belastingdienst. De gegevens dienen juist, volledig en actueel te zijn. Het regelmatig bijhouden is dus van belang. Wanneer het register niet wordt bijgehouden, wordt niet aan de administratieverplichting voldaan. Dit kan leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid.
Uitkering
Wat moeten we verstaan onder het begrip ‘uitkering’? In rapporten van het OESO Global Forum, die de achtergrond van deze verplichting vormen, gaat het om uitkeringen op grond van een recht op een uitkering. Door de minister van Financiën wordt op basis van het Uitvoeringsbesluit Wwft 2018 het begrip geduid als een recht op een uitkering uit het vermogen van een rechtspersoon, waaronder de winst of de reserves of op een overschot na vereffening. In beide gevallen gaat het dus om uitkeringen op grond van een verplichting en niet om giften, want die zijn vrijwillig. Echter, alle voorbeelden die de minister in deze memorie van antwoord vervolgens geeft, betreffen giften…
Voor uitkering beschikbaar bedrag
Dan het begrip ‘voor uitkering beschikbare bedrag’: welk bedrag voor uitkering vatbaar is, moet de stichting zelf vaststellen. De resultaten of de reserves kunnen immers geen graadmeter zijn, want resultaten kunnen toegevoegd worden aan bestemmingsreserves. Tevens moet de stichting aan haar opeisbare verplichtingen kunnen voldoen. Aangezien het vaststellen van het voor uitkering vatbare bedrag na afloop van het boekjaar plaatsvindt, kan het worden vastgesteld op het totaal van alle – ongeacht de omvang – in het boekjaar uitgekeerde bedragen.
Register
Wanneer de uitkering minder dan 25% van het totaal voor uitkering beschikbare bedrag betreft, moet deze dus in het interne uitkeringenregister worden opgenomen. Giften vallen hier dus niet onder. Echter, aangezien het niet bijhouden van een uitkeringsregister een economisch delict is, kan het zekere voor het onzekere worden genomen door alle uitkeringen < 25%, dus óók de giften, in het uitkeringsregister te verantwoorden. (Rechts)personen die meer dan 25% van het uitkeerbare bedrag ontvangen worden aangemerkt als ultimate beneficial owner (UBO). Hun gegevens moeten worden bijgehouden in het zogenaamde UBO-register, waarvoor aparte regels gelden.