E-herkenning

De digitalisering schrijdt voort. Steeds meer zaken kunnen alleen nog via het internet geregeld worden. Voor burgers geldt dat zij een DIGID kunnen aanvragen. Iets dergelijks is er inmiddels ook voor bedrijven en rechtspersonen zoals kerkgenootschappen, de zogenaamde e-Herkenning.

De tijd van papieren formulieren ligt al weer enige tijd achter ons. Veel formele instanties zoals de (semi) overheid zijn inmiddels gedigitaliseerd en dat heeft tot gevolg dat er alleen nog via internet kan worden gecommuniceerd met instanties als de belastingdienst, het UWV en de IND.

Om de echtheid van de contacterende entiteiten vast te stellen, wordt er gewerkt met een complex autoriserings- en valideringsinstrument.
Voor de particulier is dat bijvoorbeeld DIGID. Kerken en gemeenten zijn rechtspersonen en die krijgen ook een soort DIGID.

Voor de grote kerkgenootschappen - de kerkelijke koepels in het algemeen - is gewerkt aan een meer centrale regeling. Als VPE kunnen we u echter geen centrale verwerking aanbieden van uw e-Herkenningsaanvraag. Dit komt omdat statutair/formele vertegenwoordigers van de gemeenten bij ons niet of slechts ten dele bekend zijn en wij niet kunnen valideren dat de informatie die wij hebben actueel is.

Aanvraag van e-Herkenning voor VPE gemeenten

Voor de meeste instellingen is een inschrijving bij de Kamer van Koophandel voldoende, omdat de voor de aanvraag voor e-Herkenning benodigde gegevens vrij eenvoudig zijn aan te leveren en te verifiëren.

Voor kerken is dat een stuk lastiger, omdat zij niet verplicht zijn een inschrijving in het handelsregister te hebben. Indien een kerkgenootschap zich alsnog wil inschrijven, is het in het kader van privacywetgeving niet toegestaan en derhalve ook niet mogelijk de namen van de bestuurders te vermelden.
Hierdoor is het dus onduidelijk wie verantwoordelijk/aansprakelijk is voor het betreffende kerkgenootschap.Inmiddels hebben alle bij de landelijke koepels aangesloten kerken een KvK nummer gekregen. U vindt het KvK nummer van uw gemeente op ons ANBI-portaal.

Zaken die de laatste jaren alleen nog digitaal kunnen worden aangeleverd of bijgehouden:

Aangifte inkomstenbelasting (Belastingdienst)
Aanvragen VOG (Verklaring omtrent gedrag) (Gemeente)
Aangifte loonheffingen en omzetbelasting (Belastingdienst)
Communicatie met het UWV en DUO (Dienst Uitviering Onderwijs)
Communicatie met de IND (Immigratie en naturalisatiedienst)
..

Voor een aantal zaken kunt u volstaan met een beperkt inlog niveau zoals een gebruikersnaam en wachtwoord. Maar meer gevoelige zaken vereisen een zogenaamde E3 erkenning.

Wie heeft deze e-Herkenning nodig?
Elke instelling die met een van de hierboven genoemde instellingen te maken heeft of krijgt, heeft tenminste e-Herkenning niveau 2 of 3 nodig. Per instelling dienst deze e-Herkenning voor tenminste één maar liever twee personen aan te vragen. Er moet per persoon een aanvraag worden ingediend. U hebt eH3 erkenning nodig voor bijvoorbeeld het doen van de aangifte loonheffing, het communiceren met UWV en de IND, en uiteindelijk tal van andere instellingen.

Hoe krijgt u deze e-Herkenning
Het CIO (Contact in Overheidszaken) die namens de kerken in overleg is met de overheid, heeft een traject besproken met de Kamer van Koophandel, de overheid en KPN. Als gevolg hiervan hebben alle gemeenten die lid zijn van de bij het CIO aangesloten koepels om te beginnen een Kamer van Koophandel nummer gekregen, voor zover zij die nog niet hadden.

Een KvK nummer hebben is nog maar het begin. Hieronder treft u stapsgewijs een beschrijving aan, wat er nodig is om deze e-Herkenning te verkrijgen.

Wat heeft u nodig?

Een ondertekend aanvraagformulier; zie de handleiding daarvoor.
Een KvK nummer van uw gemeente; deze kunt u vinden in het ANBI-portaal van de VPE
Getekende/gewaarmerkte statuten van de instelling.
Het moet statutair duidelijk zijn welke functies en in welke verhouding bevoegd zijn om namens de instelling te handelen. De bevoegdheid van het bestuur e eventueel de gemachtigde wordt gecontroleerd door een betaling van 0,01 euro aan CreAim (desgevraagd) te laten uitvoeren, alsook de gegevens omtrent de bevoegdheden van de bestuurders en/of de gemachtigde bij de bank van de instelling op te vragen;
Welke mensen (namen en geboortedata) bevoegd bestuurder zijn, moet blijken uit de statuten, of uit andere hiertoe dienende documenten, zoals bijvoorbeeld ondertekende notulen van een algemene ledenvergadering waarin dezen met naam en toenaam worden genoemd. Deze notulen moeten tenminste door twee niet-bestuurders (mede) ondertekend zijn.
Een verklaring, ondertekend door tenminste het bestuur van de instelling, aangevuld met gemeenteleden, totaal minimaal vijf personen, waarin een gemeentelid of een van de bestuurders namens de gemeente wordt gemachtigd haar te vertegenwoordigen inzake de e-Herkenningsaanvraag. Dat is doorgaans ook degene die daadwerkelijk de e-Herkenning krijgt toegewezen. Zie hiervoor bijgaand voorbeeld word-document. Het is niet verstandig om dit document aan te passen.
Alle documenten moeten origineel getekend worden (de zgn. natte handtekening). Ook moeten er geldige identiteitsbewijzen zijn, bij voorkeur paspoort of gemeente-id kaart van alle personen die genoemd worden, inclusief de (email)adres en telefoongegevens;
Beschikbaarheid van de e-Herkenningsgemachtigde om overdag aanwezig te zijn op het adres van de instelling opdat KPN de identiteit van de gemachtigde fysiek kan vaststellen;
Een internetverbinding om de documenten te kunnen uploaden naar KPN;
Een emailadres van de instelling, alsook van de gemachtigde(n)

Als u dit allemaal heeft, raden wij u aan eerst naar ons
begeleidingsdocument aanvraag KPN e-Herkenning
te gaan en dit door te nemen.

De link naar de KPN site:
https://www.kpn.com/zakelijk/security/privacy/eherkenning/eh3.htm.

U wordt gevraagd gegevens op te sturen of te uploaden. Bij dit laatste geldt dat dit pdf documenten moeten zijn.
Als u technische vragen heeft, kunt u contact opnemen met de helpdesk van KPN. Voor andere vragen kunt u contact opnemen via ons contactformulier of door te bellen met 085-4881400.

Raadpleeg kpn.com/eherkenning voor meer info.
Of stuur een mail naar | Telefoon 088-6601333

U stuurt de navolgende documenten onder de navolgende begeleiding toe:

**************************************************************************

Aan: KPN e-Herkenning

Datum: [datum]

Ten behoeve van Aanvraag [aanvraagnummer]-[aanvraagdatum] plus bijlagen E-herkenning

Bijgevoegd zijn:

De aanvraag bij KPN, getekend door [NAMEN AANVRAGER(S)]
De gewaarmerkte statuten;
a. Betaling 0,01 aan CreAim, indien daarom wordt verzocht;
b. Bevoegdheden bank van [NAAM AANVRAGER];
a. Bestuur volgens website gemeente, ondersteund door:
b. STATUTEN OF NOTULEN of;
c. ANDERE OBJECTIEVE VALIDERING, zie verklaring
Verklaring bestuur en leden [GEMEENTE] dd [DATUM]
a-g Kopie ID bewijzen van de ondertekenaars

Met vriendelijke groet,

NAAM AANVRAGER
ADRES AANVRAGER
POSTCODE EN WOONPLAATS AANVRAGER

************************************************************************

Laat ons weten waar u bij de aanvraag tegenaan gelopen bent door ons contactformulier in te vullen.

Veel succes!

Peter Grim

E-herkenning

Laatste artikelen