Algemene Vergadering 13 juni 2015
VPE Beleid t.a.v. ondersteuning, dienstverlening, advisering en crisismanagement in gemeenten
Er komen steeds vaker vragen van gemeenten om bijstand en advies door de VPE (door de Algemeen Voorzitter, door DB leden of door Regioleiders) bij crisismomenten, conflicten, reorganisaties, herstructurering en dergelijke.
In 1999 is document gemaakt waarin de procedure c.q. spelregels voor deze interventies werd beschreven. Deze dateert dus nog uit de tijd van de BPG. Ook in het Huishoudelijk Reglement zijn hier principeafspraken over gemaakt (zie bijlage I).
De VPE heeft inmiddels een behoorlijke omvang en situaties zijn complexer geworden. De VPE wordt vaak in een laat stadium geraadpleegd en afspraken rondom de, door de VPE, geboden ondersteuning zijn niet altijd even duidelijk. Er vindt geen structurele rapportage plaats en de waarborging van kwaliteit en continuïteit zijn niet vastgelegd.
Deze constateringen maken het noodzakelijk om het proces duidelijker, transparanter en daarmee efficiënter te maken.
Inroepen van ondersteuning (door de VPE)
Een aantal (her)overwegingen zijn belangrijk bij het vaststellen van het nieuwe beleid ten
opzichte van hulp aan gemeenten.
VPE gemeenten hebben bij het lid worden van de VPE een lidmaatschapsverklaring ondertekend waarin staat aangegeven dat de gemeente ‘bereid is - in overeenstemming met de statuten en het huishoudelijk reglement - alle verplichtingen waaraan zij zich door het lidmaatschap verbinden op zich te nemen’.
Zij onderschrijft hiermee de regel in het huishoudelijk reglement dat ‘de gemeente in het geval dat zich een bestuurlijke crisis of een andere calamiteit in de gemeente voordoet, het DB, alsmede de Regioleider op de hoogte stelt. In overleg kan zo nodig vanuit de VPE hulp worden geboden’ (zie hhr 1.1.1.d). Er is sprake van een informatieplicht.
In het voorstel Lidmaatschap (2015) wordt genoemd dat de gemeente naast het onderschrijven van dit punt uit het VPE huishoudelijk regelement zelf ook in haar statuten en/of het huishoudelijk reglement opneemt dat in het geval van een bestuurlijke crisis of een andere calamiteit in de gemeente de regioleider in een vroegtijdig stadium hiervan op de hoogte wordt gebracht. In overleg kan zo nodig vanuit de VPE hulp worden geboden.
Op deze manier voorkomen we dat de VPE geconfronteerd wordt met ‘verrassingen’ achteraf of vragen van buitenaf waaruit zou moeten blijken dat de VPE niet op de hoogte is van wat speelt binnen haar ‘eigen gelederen’.
VPE gemeenten zijn autonoom. Hierdoor heeft iedere gemeente vrijheid om, bij probleemsituaties, al dan niet de hulp in te roepen van VPE gerelateerde personen en/of bedieningen.
Een gemeente die niet lid is van de VPE kan ook de hulp inroepen van de VPE, al dan niet een melding van een probleemsituatie kenbaar maken. Hier staat een andere financiële vergoeding tegenover.
Een andere vraag is: wie mag de hulp van de VPE inroepen?
In het HR wordt nu vermeld dat alleen de voorganger en/of de oudsten hulp kunnen inroepen van de VPE.
Het moge voor zich spreken dat de gebruikte termen ook duiding hebben op ‘leidersteam’ of andere termen die tegenwoordig in gemeenten gehandhaafd worden voor het beschrijven van het gemeenteleidersteam.
Financiële consequenties van ondersteuning
In het HR wordt gesproken over financiële consequenties bij hulpverlening door de VPE aan haar leden en niet leden. Deze tarieven dienen door het AB/LLT te worden vastgesteld. Dit is tot op heden niet gebeurd waardoor voor gemeenten en ondersteuners vaak ad-hoc wordt vastgesteld hoeveel en hoe de vergoeding zal plaatsvinden. Om te voorkomen dat er ‘ongegrond’ onderscheid gemaakt wordt, is het voorstel dat de vergoedingen met betrekking tot hulpverlening in gemeenten jaarlijks tijdens de begrotingsronde wordt vastgesteld.
Voorstel financiële vergoeding
Ter goedkeuring het volgende voorstel:
Voor VPE gemeenten:
- Intakegesprek c.q. inventarisatie: gratis
- Vervolggesprekken en/of bijeenkomsten: €200,00*
- Kilometervergoeding €0,30(p/km)
* per dagdeel inclusief reistijd
De ondersteuner kan ten alle tijde besluiten om kosten naar vermogen te rekenen indien de gemeente financieel niet in staat is bovengenoemde bedragen te voldoen.
Voor niet VPE gemeenten:
- Intakegesprek c.q. inventarisatie: €125,00 (50% van normaal tarief voor dagdeel)
- Vervolggesprekken en/of bijeenkomsten: €250,00 voor het eerste dagdeel (of avond)
dagdeel = 2 tot 3 uur.
- Extra uren (na het eerste dagdeel): €100,00 p/uur gaat in na de eerste 3 uur
- Reistijd vergoeding boven 1,5 uur (1 richting): €50,00 p/uur
- Kilometervergoeding €0,30 (p/km)
De hulpverlener stuurt de factuur rechtstreeks naar de gemeente.
Aanpak ondersteuningstraject
FASE 1: Hulpvraag en intake/inventarisatie
Een hulpvraag van een voorganger/leider, oudstenteam (of andere) dient te worden aangemeld bij het VPE kantoor. Indien een bestuurslid of Regioleider persoonlijk benaderd wordt om hulp te verlenen verzoekt hij de hulpvrager om contact op te nemen met het VPE kantoor, zodat er registratie kan plaatsvinden. Indien er sprake is van crisis of spoed, kan het bestuurslid of Regioleider ook zelf het VPE kantoor informeren over het traject.
De beleidsmedewerker zorgt er samen met de Algemeen Secretaris voor dat de hulpvraag opvolging krijgt. Er wordt registratie bijgehouden van lopende trajecten.
Er wordt, in overleg met de Voorzitter, een DB lid benaderd met het verzoek om samen met de Regioleider of een ander AB/LLT lid een eerste contact te leggen met de hulpvrager(s).
Indien een bestuurslid of Regioleider persoonlijk is benaderd zal deze bij voorkeur gevraagd worden contact op te nemen voor een eerste inventarisatie.
In de eerste fase vinden één of meer gesprekken plaats met de leiding van de betreffende gemeente. Doel van deze gespreksronde is het in kaart brengen van de situatie en de problemen van de gemeente.
Er wordt een inventarisatie gemaakt van de moeilijkheden en de mogelijkheden die de situatie met zich meebrengt. Het is van belang om de aard van de situatie/het conflict helder te krijgen. In deze fase vinden geen persoonlijke gesprekken plaats of met één van de ‘partijen’ (indien aan de orde).
FASE 2: Analyse en advies
Er wordt een verslag gemaakt (ca. 1 A4tje) van de intake en inventarisatie waarna overleg plaatsvindt over de vervolgstappen. De gemeente wordt ten alle tijden verzocht een kopie van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement aan te leveren (liefst digitaal).
Overleg vindt plaats met de betrokken VPE bestuursleden en het DB om het vervolg vast te stellen. Gezamenlijk wordt besloten welke soort hulp er geboden dient te worden:
1. een consulentschap en/of interim functie;
2. het op de achtergrond begeleiden van voorganger en/of bestuur;
3. bemiddeling;
4. arbitrage;
5. anders.
Naar aanleiding van het besluit wordt een voorlopig “Plan Van Aanpak” opgesteld.
Ter wille van de spoed of noodzaak tot actie kan dit overleg telefonisch plaatsvinden of zelfs achteraf.
Het verslag wordt ten alle tijden via email verzonden aan bovengenoemden.
Afhankelijk van de situatie en de ingeschatte tijdsinvestering kan het bestuur één van de afdelingen van de VPE inschakelen. In principe zal vanuit de regio de regioleider betrokken zijn bij een traject. Andere regioteamleden kunnen alleen na overleg met het VPE kantoor (beleidsmedewerker en Algemeen Secretaris) deelnemen aan een traject.
De VPE kan de gemeente adviseren gebruik te maken van één van de ‘professionals’ binnen de VPE of waar de VPE goede samenwerkingsrelatie mee heeft. Als de gemeente hier mee instemt wordt het dossier overgedragen aan de professional. De ‘professional’ maakt met de gemeente afspraken over zijn eigen tarieven.
De VPE wordt op de hoogte gebracht van het eindresultaat doormiddel van een eindrapport dat toegevoegd wordt aan het dossier.
Indien de VPE besluit over te gaan tot begeleiding wordt een voorlopige schatting gemaakt betreffende de tijdspanne waarin deze zal plaatsvinden en wordt er een eerste raming van de kosten gemaakt.
Indien de betreffende gemeente akkoord gaat met het ‘Plan van Aanpak’ en de beraamde kosten kan de hulpverlening effectief van start gaan. De betreffende gemeente/leiders ondertekenen het Plan van Aanpak, waardoor zij zich committeren aan het voorgenomen traject.
FASE 3: Uitvoering en tussenevaluatie
De uitvoering vindt plaats conform het PVA. In samenspraak wordt de rol van de ondersteuner bepaald.
Als er gaandeweg meer feiten boven water komen en de situatie daardoor in een nieuw licht komt te staan, moet het PVA wellicht worden bijgesteld. Dat kan ook betekenen dat er andere of meer dienstverlenende takken van de VPE worden ingeschakeld, of dat de VPE aan de hulpverlening nadere voorwaarden verbindt, of - in uiterste consequentie - de hulp zelfs opschort of staakt.
Tijdens het proces wordt zo vaak als nodig, maar minstens één keer per twee maanden een tussenevaluatie gehouden over de voortgang van het proces. Van deze tussenevaluatie wordt een kort verslag opgesteld, wat doorgestuurd wordt naar het VPE kantoor.
Het DB wordt geïnformeerd over de voortgang van de ondersteuning door middel van de rapportage. Indien nodig kan het betrokken DB lid gevraagd worden om mondelinge toelichting te geven tijdens de vergaderingen.
De gemeente is verantwoordelijk voor de logistieke ondersteuning en het aanwijzen van een notulist die tevens de rapportages kan opstellen t.b.v. het ondersteuningsteam.
FASE 4: Overdracht en eindrapportage
Na het afronden van de ondersteuning wordt het proces geëvalueerd (indien mogelijk met de diverse betrokken ‘partijen’) en wordt een eindrapportage opgesteld. De rapportage wordt in samenspraak met de gemeente/leiding opgesteld, welke ook de eindrapportage ondertekend.
Daarna vindt de overdracht plaats van de tijdelijk waargenomen taak/taken aan werkers van de betreffende plaatselijke gemeente. Van al het verzamelde materiaal tijdens het traject wordt een digitaal dossier aangelegd op het secretariaat van de VPE. Dit dossier is in principe alleen gemotiveerd toegankelijk voor AB/LLT leden.
Dit beleid is opgesteld door RW Flach, 21 november 2011 (Bijgewerkt 31 januari 2013) en aangepast naar situatie in 2015 door R. Sleebos op 17 april 2015. Waarden aangepast 17-01-2021. Dit beleid dient ter vervanging van de nota: ‘Dienstverlening van Algemeen Voorzitter, DB-leden en Regio-Voorzitters aan gemeenten’ aanvaard door de AV in 1999.
Bijlage I – Huishoudelijk Reglement VPE versie 4.1 september 2003 (pagina 19)
1.Lidmaatschap
1.1 Gemeenten
1.1.1 Voorwaarden voor toelating tot het lidmaatschap
Gemeenten die in aanmerking wensen te komen voor het lidmaatschap dienen aan de volgende voorwaarden te voldoen:
a. De gemeente stemt in met de geloofsbasis van de VPE, zoals vervat in de 15 algemene verklaring van de statuten.
b. De gemeente stemt in met de gedragscodes die door de VPE zijn aanvaard.
c. Indien de gemeente verbonden is of verbonden is geweest met een ander kerkgenootschap staat zij het Dagelijks Bestuur van de VPE (hierna DB) of het Regiobestuur toe om contact op te nemen met het bestuur van het andere kerkgenootschap. Voordat de gemeente wordt toegelaten tot het volledige lidmaatschap van de VPE, zal zij het lidmaatschap van het andere kerkgenootschap beëindigen.
d. De gemeente zal in het geval dat zich een bestuurlijke crisis of een andere calamiteit in de gemeente voordoet, het DB, alsmede het Regiobestuur op de hoogte stellen. In overleg kan zo nodig vanuit de VPE hulp worden geboden.
5.2. Hulpverlening binnen VPE
5.2.1. Hulpverlening op verzoek
a. Als er in een aangesloten gemeente problemen ontstaan is het allereerst de taak van de leiding van de gemeente om tot een oplossing te komen. Indien de gemeenteleiding hiertoe niet in staat is kan de gemeente in vertrouwelijkheid om assistentie vragen aan de VPE. De VPE respecteert ten allen tijde de zelfstandigheid van de gemeente.
b. Een verzoek om assistentie zal worden gericht aan het DB. Slechts voorgangers en/of oudsten kunnen een dergelijk verzoek doen.
c. Het DB benoemt ad hoc een commissie van tenminste twee personen die het vertrouwen hebben van alle betrokken partijen, om de gemeente bij te staan.
5.2.2. Hulpverlening op initiatief van het AB
Indien het AB op andere wijze kennis neemt van (vermoede) problemen in een aangesloten gemeente kan het AB zelf actie ondernemen naar het oudstenteam. Zij zal zich op de hoogte stellen van het waarheidsgehalte van de vermoedens, waarna deze in eigen kring worden weersproken of hulp wordt aangeboden. Ook in dezen respecteert de VPE de zelfstandigheid van de gemeente om zelf de problemen op te lossen of om elders hulp te zoeken.
5.2.3. Financiële consequenties
Reiskosten die de commissieleden maken in verband met de hulpverlening aan een aangesloten gemeente worden aan de VPE vergoed tegen een door het AB vastgesteld tarief. Als tegemoetkoming in de overige onkosten en eventuele salariskosten wordt een door het AB vast te stellen tarief per dagdeel in rekening gebracht.
5.3. Dienstverlening buiten VPE
5.3.1. Voorwaarden
Ook niet aangesloten gemeenten kunnen in voorkomende gevallen een beroep doen op de VPE voor bemiddeling als hierboven omschreven. Indien de gemeente is aangesloten bij een ander landelijk kerkgenootschap dient dit te geschieden in overleg en met goedkeuring van dat kerkgenootschap.
5.3.2. Financiële consequenties
Niet aangesloten gemeenten vergoeden de VPE een door het AB vast te stellen uurtarief plus reiskosten.