Protocol rouwdiensten: een richtinggevende hulp

Protocol van handelen bij kerkelijke uitvaarten

Dit document beoogd een handreiking als hulp rond de rouwdienst voor alle betrokkenen

Protocol/stappenplan/communicatieschema van handelen rondom berichtgeving van overlijden van gemeenteleden en het regelen van een kerkelijke uitvaartdienst

1. Berichtgeving van overlijden kan binnenkomen bij:

  • Voorganger
  • Bestuur
  • Administratie
  • Oudste/diaken
  • Gemeentelid

2. Eerste informatieronde

Afhankelijk van bij wie het bericht is binnengekomen, worden direct geïnformeerd:

  • Bij overlijden wordt de voorganger en het bestuur/oudstenraad (OR) geïnformeerd.
  • Het bestuur/OR informeert vervolgens de ambtsdragers.

De voorganger is verantwoordelijk voor het pastoraat en de uitvaart.
Het bestuur/de secretaris is verantwoordelijk voor de berichtgeving en de communicatie.
Het bestuur/OR is contactpersoon voor de familie en zo mogelijk ambtsdrager bij de uitvaartdienst.

3. Afstemming tussen nabestaanden, uitvaartondernemer en voorganger

  • De voorganger onderhoudt contact met de nabestaanden en communiceert met de uitvaartondernemer. Zij stellen in overleg vast of een kerkelijke uitvaart gewenst is.
  • Bij afwezigheid van de eigen voorganger communiceert de secretaris of vervanger met de nabestaanden en/of de uitvaartondernemer of een kerkelijke uitvaart gewenst is en wie in dat geval het pastoraat kan verzorgen en een uitvaartdienst kan leiden.

Indien een kerkelijke uitvaart is gewenst:

  • De kerk zorgt voor een voorganger, voor pastorale begeleiding en het leiden van een uitvaartdienst.
  • Als de voorganger beschikbaar is, zal deze namens de kerk deze taak op zich nemen.
  • Als de voorganger niet beschikbaar is, zal er in overleg iemand anders gevraagd worden de nabestaanden te begeleiden en een eventuele uitvaartdienst te leiden. De eventueel hieraan verbonden kosten zullen door de gemeente worden gedragen.
  • De nabestaanden kunnen ook kiezen voor een ander persoon om de uitvaart te begeleiden. Let op: hier kunnen kosten voor de nabestaanden aan verbonden zijn.
  • De uitvaartondernemer, en de voorganger die de uitvaartdienst leidt, overleggen met de nabestaanden over de datum, tijd en locatie van de uitvaartdienst. Ook stellen zij via de koster van de gebouwen vast of de kerk beschikbaar is.
  • De uitvaartondernemer regelt in overleg met nabestaanden en betrokken voorganger, een organist en/of een andere muzikant.

4. Kosten

Bij overleg met de nabestaanden geldt:

  • Bij de kerkelijke uitvaart van een gemeentelid worden als dienst naar de overledene, geen kosten in rekening gebracht voor: begeleiding van de uitvaart door de voorganger van de gemeente, het gebruik van het kerkgebouw voor de uitvaartdienst en de organist van de gemeente.
  • Als de voorganger wel beschikbaar is, maar de nabestaanden kiezen voor een andere persoon om een uitvaartbijeenkomst te leiden dan zijn de daaraan verbonden kosten voor rekening van de nabestaanden. De voorganger dient dit vooraf kenbaar te maken.

De gemeente zorgt voor de vergoeding van de voorganger, enkel alleen indien haar eigen voorganger niet beschikbaar is. De vergoeding van die voorganger wordt berekend op basis van de uniforme landelijke tarieven voor gastvoorgangers. Deze vergoeding is eerder door de gemeente vastgesteld met inbegrip van het voorbereiden en verzorgen van een uitvaartdienst en begrafenis of crematie. Daarboven een aantal uren voor pastorale begeleiding en gesprekken ter voorbereiding van de uitvaart. In bijzondere gevallen kan hiervan afgeweken worden, maar uitsluitend na voorafgaand overleg.

5. Rondom de dienst in de kerk

De betrokken koster van de gebouwen zorgt dat op het betreffende moment het gebouw verwarmd is en er een (hulp)koster en iemand voor beeld en geluid (indien nodig beamer) aanwezig is.

De wijkouderling is bij voorkeur ouderling van dienst. Indien niet beschikbaar zoekt de secretaris naar een vervanger.

De uitvaartondernemer dan wel de nabestaanden kunnen zelfstandig met de coördinatoren van de gebouwen overleggen betreft mogelijkheden en kosten van koffie, thee, koek, broodjes en eventuele andere faciliteiten in de gebouwen. 

6. Communicatie richting gemeente

De voorganger zal na instemming van de nabestaanden een bericht van overlijden en een aankondiging van de datum, de plaats en het tijdstip van de uitvaart plaatsen op de website van de kerk.

  • De secretaris zorgt dat er een afkondiging is, voor de eerstvolgende zondag na het overlijden en informeert de dienstdoende ouderlingen en de betreffende (gast)voorganger. Zij verzoeken daarbij de afkondiging van overlijden voorafgaand aan de voorbeden te doen en de nabestaanden in de gebeden te gedenken.
  • De zondag na de uitvaart zal er in de kerkdienst op zondagmorgen een kort “In memoriam” worden uitgesproken door de (gast)voorganger, waarna een moment stilte volgt en vervolgens een te zingen lied. De voorganger, of bij afwezigheid de secretaris, zorgt ervoor dat deze informatie tijdig bij de (andere) voorganger, de organist, het beamerteam en de ouderling van dienst komt.
  • De dienstdoende voorganger tijdens de uitvaartdienst verzorgt een “In memoriam” voor “Onderweg”. (Gast)voorgangers wordt dit ook gevraagd te doen, waarbij de voorganger (of bij afwezigheid de secretaris) verantwoordelijk blijft of dit ook gebeurt. De dienstdoende voorganger stuurt deze kopij aan de redactie van “Onderweg” die zal zorgen dat de kopij zo mogelijk met foto geplaatst wordt.

7. Administratieve afhandeling

De secretaris gaat bij het administratie van de gemeente na of zij van de nabestaanden, de voorganger en/of de burgerlijke gemeente wel een bericht van overlijden heeft ontvangen. Zo nodig wordt het overlijden doorgegeven.

De administratie zorgt voor:

  • verwerking van get overlijden in de administratie
  • publicatie in het gemeenteblad (indien van toepassing)

NB 1: Wanneer er wel een rouwkaart is ontvangen maar geen kerkelijke begrafenis is geweest, komt er een mededeling in het gemeenteblad, verzorgd door de administratie.
NB 2: Wanneer er geen enkele communicatie is geweest (familie > kerkelijke gemeente) volgt (zo mogelijk) vermelding in het gemeenteblad.
NB 3: De voorganger houdt (in overleg met de secretaris en de administratie) een overzicht bij van de overledenen, teneinde eventueel de nabestaanden te kunnen uitnodigen voor de dienst op de laatste zondag van het Kerkelijk Jaar. Bij afwezigheid van de voorganger zorgt de secretaris voor een overzicht van overledenen.

Sluiten